En lugar de subir un padrón fijo (o además de hacerlo), puede dejar que las personas se registren por su cuenta. Active Registro de votantes en el paso Datos básicos de la elección para generar una página de registro pública, un enlace para compartir y un cartel con código QR.
Activarlo
El registro necesita que antes estén definidas las horas de inicio y fin de la elección — el interruptor está desactivado hasta que ambas estén rellenadas. Una vez activado, defina:
- El registro abre — en el inicio de la elección o antes.
- El registro cierra — al menos 24 horas antes del fin de la elección. Ese margen existe para que las personas registradas y aprobadas tengan tiempo real de recibir su boleta y votar antes de que cierre la elección.
- Modo de aprobación — aprobación automática o manual (vea más abajo). Puede cambiar de modo más tarde desde la tarjeta de Registro.
Estos ajustes de ventana y modo se guardan con el resto de Datos básicos mientras la elección está en borrador. Después del lanzamiento, la tarjeta de registro le permite ajustar el modo y la hora de cierre (pero no la hora de apertura ni el propio interruptor).
Aprobación automática o manual
Aprobación automática añade a la persona registrada directamente al padrón de votantes en el momento en que envía el formulario — si la elección ya está en curso, su invitación sale de inmediato; si todavía está programada, entra en la tanda normal de invitaciones del inicio de la elección como todos los demás.
Aprobación manual mantiene cada registro como pendiente hasta que usted decida. Las personas registradas pueden adjuntar un mensaje breve al registrarse (una nota para usted — «Sustituyo a Jana este trimestre», por ejemplo) para que tenga contexto al revisar.
Cómo interactúan los límites de nivel
Todos los planes tienen un límite de votantes. Si la aprobación automática intenta añadir a una persona registrada por encima del límite actual de la elección, ese registro se mantiene como pendiente en lugar de fallar sin más — la persona registrada ve una confirmación normal de «su registro está en revisión», sin mención alguna a la facturación. La primera vez que esto ocurre, todos los administradores de la organización reciben un correo indicando que el registro ha alcanzado el límite y que hay personas registradas pendientes en cola.
Ampliar la elección a un nivel superior reanuda el proceso automáticamente: la cola se vacía empezando por el registro más antiguo hasta que todos quedan aprobados o se alcanza de nuevo el límite (superior), enviando invitaciones y correos de aprobación por el camino. Cambiar una elección que ha alcanzado el límite de aprobación manual a automática desencadena el mismo vaciado. No necesita aprobar la cola a mano después de una ampliación — solo amplíe y se vacía sola.
Mientras haya registros pendientes, los administradores reciben además un correo recordatorio diario (hasta que cierra la ventana de registro o se vacía la cola de pendientes), para que una cola atascada no pase desapercibida.
El enlace de registro y el cartel QR
La tarjeta de Registro (visible en la página de la elección una vez activado el registro) le ofrece:
- Copiar enlace — la URL de la página de registro pública, segura para publicar en cualquier sitio (un correo, un documento compartido, una hoja de inscripción en papel).
- Descargar PDF con código QR — un cartel imprimible con un código QR que apunta a ese enlace, el logotipo y el color de acento de su organización si tiene configurada la imagen de marca, y el título de la elección. Ideal para colgar en un lugar físico o incluir en un aviso enviado por correo postal.
La propia página de registro muestra la imagen de marca de su elección y solo acepta envíos mientras la ventana está abierta — antes de que abra o después de que cierre, los visitantes ven un mensaje que explica la ventana en lugar de un formulario.
La tabla de aprobaciones
La tabla de la tarjeta de Registro enumera todos los registros, con filtros por estado, correo, nombre y texto del mensaje. Por defecto muestra primero los pendientes, de modo que una elección con aprobación manual destaca exactamente lo que requiere su atención.
En cada fila puede:
- Aprobar un registro pendiente — añade al votante y (en una elección en curso) le envía su invitación de inmediato.
- Rechazar un registro pendiente — opcionalmente con un mensaje; déjelo en blanco y la persona registrada recibe un texto neutro predeterminado. Las personas rechazadas pueden volver a registrarse con el mismo correo mientras la ventana siga abierta.
- Cambiar de opinión sobre un registro ya decidido — convertir una aprobación en rechazo o viceversa — pero solo mientras la ventana de registro siga abierta.
Como un intento de volver a registrarse con un correo ya usado se rechaza con un mensaje de «ya está registrado» en lugar de un error genérico, la página de registro confirma en la práctica si un correo determinado está en el padrón de votantes — a cualquiera que tenga el enlace público, no solo a usted. En la mayoría de las elecciones eso es inofensivo, pero si la composición de su electorado es en sí misma información sensible, téngalo en cuenta antes de publicar el enlace en un lugar totalmente público.
Una excepción: nunca puede rechazar a una persona registrada y aprobada que ya ha votado. La tabla marca su fila como «votó» y desactiva la acción de rechazar, para que una boleta emitida no pueda retirarse a nadie.
Qué reciben las personas registradas
- Al enviar el formulario — una confirmación en la propia página. Las personas aprobadas automáticamente ven de inmediato los detalles de su elección (y reciben una invitación si la elección ya está en curso); todas las demás ven un mensaje de «su registro está pendiente de revisión».
- Al ser aprobadas tras la revisión (modo manual, o modo automático al vaciarse la cola tras alcanzar el límite) — un correo que confirma la aprobación, con la hora de inicio de la elección si todavía no ha comenzado, o su enlace de votación si ya ha comenzado.
- Al ser rechazadas — un correo con su mensaje, o un texto neutro predeterminado si lo dejó en blanco.
Las personas aprobadas automáticamente y añadidas de inmediato a una elección en curso no reciben un correo de «aprobado» aparte — su correo de invitación hace las veces de esa confirmación.
Dos salvedades
- Elecciones ponderadas — las personas registradas entran siempre con peso 1, igual que cualquiera pegado en el padrón sin un peso explícito. Si necesita que una persona registrada tenga un peso distinto, edítela individualmente en el paso Votantes después de añadirla.
- Grupos — los votantes registrados no pertenecen a ningún grupo de votantes. Si su boleta tiene preguntas restringidas a grupos concretos, esas preguntas simplemente no aparecerán a quien se haya unido mediante el registro. Use el paso Votantes para añadirlos a un grupo después, si necesitan ver una pregunta restringida.