Au lieu de téléverser une liste fixe (ou en complément), vous pouvez laisser les personnes s'inscrire elles-mêmes. Activez Inscription des électeurs à l'étape Essentiel de l'élection pour générer une page d'inscription publique, un lien partageable et une affiche avec QR code.
Activer l'inscription
L'inscription exige d'abord que les heures d'ouverture et de clôture de l'élection soient définies — l'interrupteur est désactivé tant que les deux ne sont pas renseignées. Une fois activée, définissez :
- Ouverture des inscriptions — au plus tard à l'ouverture de l'élection.
- Clôture des inscriptions — au moins 24 heures avant la fin de l'élection. Cette marge existe pour que les personnes inscrites et validées aient réellement le temps de recevoir leur bulletin et de voter avant la clôture de l'élection.
- Mode de validation — validation automatique ou validation manuelle (voir ci-dessous). Vous pourrez changer de mode plus tard depuis la carte Inscription.
Ces réglages de fenêtre et de mode sont verrouillés avec le reste de l'étape Essentiel tant que l'élection est en brouillon. Après le lancement, la carte Inscription vous permet d'ajuster le mode et l'heure de clôture (mais pas l'heure d'ouverture ni l'interrupteur lui-même).
Validation automatique ou manuelle
La validation automatique ajoute la personne inscrite directement à la liste électorale dès l'envoi de sa demande — si l'élection est déjà en cours, son invitation part immédiatement ; si elle est encore planifiée, elle est incluse dans l'envoi normal d'invitations à l'ouverture de l'élection, comme tout le monde.
La validation manuelle garde chaque inscription en attente jusqu'à votre décision. Les personnes peuvent joindre un court message à leur inscription (une note à votre intention — « Je remplace Jana ce trimestre », par exemple) pour que vous ayez du contexte lors de l'examen.
Interaction avec les limites de palier
Chaque formule a une limite d'électeurs. Si la validation automatique tente d'ajouter une personne au-delà de la limite actuelle de l'élection, cette inscription est mise en attente au lieu d'échouer purement et simplement — la personne voit une confirmation normale « votre inscription est en cours d'examen », sans aucune mention de facturation. La première fois que cela se produit, chaque administrateur de l'organisation reçoit un e-mail indiquant que l'inscription a atteint la limite et que des inscriptions sont en file d'attente.
Passer l'élection à un palier supérieur relance automatiquement le processus : la file se vide de la plus ancienne à la plus récente jusqu'à ce que tout le monde soit validé ou que la (nouvelle) limite soit de nouveau atteinte, en envoyant au passage les invitations et les e-mails de validation. Faire passer une élection saturée du mode manuel au mode automatique déclenche le même traitement de la file. Vous n'avez pas besoin de valider l'arriéré à la main après un changement de palier — changez de palier et la file se vide d'elle-même.
Tant que des inscriptions sont en attente, les administrateurs reçoivent aussi un e-mail de rappel quotidien (jusqu'à la clôture de la fenêtre d'inscription ou jusqu'à ce que la file d'attente se vide), pour qu'une file bloquée ne passe pas inaperçue.
Le lien d'inscription et l'affiche QR
La carte Inscription (visible sur la page de l'élection une fois l'inscription activée) vous donne :
- Copier le lien — l'URL de la page d'inscription publique, que vous pouvez publier n'importe où (e-mail, document partagé, feuille d'inscription papier).
- Télécharger le PDF avec QR code — une affiche imprimable avec un QR code pointant vers ce lien, le logo et la couleur d'accent de votre organisation si l'identité visuelle est configurée, et le titre de l'élection. Pratique pour un affichage dans un lieu physique ou pour l'inclure dans un courrier postal.
La page d'inscription elle-même affiche l'identité visuelle de votre élection et n'accepte les demandes que pendant la fenêtre d'inscription — avant son ouverture ou après sa clôture, les visiteurs voient un message expliquant la fenêtre à la place du formulaire.
Le tableau des validations
Le tableau de la carte Inscription liste chaque inscription, avec des filtres sur le statut, l'e-mail, le nom et le texte du message. Par défaut, il affiche d'abord les éléments en attente, pour qu'une élection à validation manuelle fasse ressortir exactement ce qui requiert votre attention.
Pour chaque ligne, vous pouvez :
- Approuver une inscription en attente — ajoute l'électeur et (pour une élection en cours) envoie son invitation immédiatement.
- Refuser une inscription en attente — avec un message facultatif ; laissez-le vide et la personne reçoit un texte neutre par défaut. Les personnes refusées peuvent s'inscrire à nouveau avec la même adresse e-mail tant que la fenêtre est encore ouverte.
- Changer d'avis sur une inscription déjà traitée — transformer une approbation en refus ou inversement — mais uniquement tant que la fenêtre d'inscription est encore ouverte.
Comme une tentative de réinscription avec une adresse déjà utilisée est refusée avec un message « vous êtes déjà inscrit » plutôt qu'une erreur générique, la page d'inscription confirme de fait si une adresse donnée figure sur la liste électorale — à quiconque possède le lien public, pas seulement à vous. Pour la plupart des élections, c'est sans conséquence, mais si la composition de votre électorat est en soi une information sensible, pesez cela avant de publier le lien dans un espace entièrement public.
Une exception : vous ne pouvez jamais refuser une personne validée qui a déjà voté. Le tableau marque sa ligne « a voté » et désactive l'action de refus, pour qu'un bulletin déposé ne puisse pas être retiré à quelqu'un après coup.
Ce que reçoivent les personnes inscrites
- À l'envoi — une confirmation à l'écran. Les personnes validées automatiquement voient immédiatement les détails de leur élection (et reçoivent une invitation si l'élection est déjà en cours) ; les autres voient un message « votre inscription est en attente d'examen ».
- En cas de validation après examen (mode manuel, ou mode automatique dont la file se vide après saturation) — un e-mail confirmant la validation, avec l'heure d'ouverture de l'élection si elle n'a pas encore commencé, ou leur lien de vote si elle a commencé.
- En cas de refus — un e-mail avec votre message, ou un texte neutre par défaut si vous l'avez laissé vide.
Les personnes validées automatiquement et ajoutées immédiatement à une élection en cours ne reçoivent pas d'e-mail « validé » distinct — leur e-mail d'invitation tient lieu de confirmation.
Deux réserves
- Élections pondérées — les personnes inscrites arrivent toujours avec un poids de 1, comme toute personne collée dans la liste sans poids explicite. Si une personne inscrite doit porter un poids différent, modifiez-la individuellement à l'étape Électeurs une fois ajoutée.
- Groupes — les électeurs inscrits n'appartiennent à aucun groupe d'électeurs. Si votre bulletin contient des questions limitées à certains groupes, ces questions n'apparaîtront tout simplement pas pour les personnes arrivées par l'inscription. Utilisez l'étape Électeurs pour les ajouter ensuite à un groupe si elles doivent voir une question restreinte.