Invece di caricare un elenco fisso (o in aggiunta a esso), può lasciare che le persone si registrino da sole. Attivi Registrazione degli elettori nel passaggio Dati di base dell'elezione per generare una pagina di registrazione pubblica, un link condivisibile e un manifesto con codice QR.
Attivarla
La registrazione richiede che siano prima impostati gli orari di inizio e fine dell'elezione: l'interruttore resta disattivato finché entrambi non sono compilati. Una volta attivata, imposti:
- Apertura delle registrazioni — all'inizio dell'elezione o prima.
- Chiusura delle registrazioni — almeno 24 ore prima della fine dell'elezione. Questo margine esiste perché chi viene approvato abbia davvero il tempo di ricevere la scheda e votare prima che l'elezione si chiuda.
- Modalità di approvazione — approvazione automatica o manuale (veda sotto). Potrà cambiare modalità in seguito dal riquadro Registrazione.
Queste impostazioni di finestra e modalità si bloccano insieme al resto dei Dati di base finché l'elezione è in bozza. Dopo l'avvio, il riquadro Registrazione le permette di modificare la modalità e l'orario di chiusura (ma non l'orario di apertura né l'interruttore stesso).
Approvazione automatica o manuale
L'approvazione automatica aggiunge chi si registra direttamente all'elenco degli elettori nel momento stesso dell'invio: se l'elezione è già in corso, il suo invito parte immediatamente; se è ancora programmata, rientra nel normale invio degli inviti all'inizio dell'elezione come tutti gli altri.
L'approvazione manuale tiene ogni registrazione in attesa finché non decide lei. Chi si registra può allegare un breve messaggio (una nota per lei — ad esempio «Sostituisco Jana per questo mandato»), così ha il contesto quando esamina la richiesta.
Come interagiscono i limiti delle fasce
Ogni piano ha un limite di elettori. Se l'approvazione automatica tenta di aggiungere una persona oltre il limite attuale dell'elezione, quella registrazione viene tenuta in attesa invece di fallire del tutto: chi si è registrato vede una normale conferma «la sua registrazione è in fase di revisione», senza alcun riferimento al pagamento. La prima volta che succede, ogni amministratore dell'organizzazione riceve un'e-mail che avvisa che la registrazione ha raggiunto il limite e che ci sono registrazioni in coda.
Il passaggio dell'elezione a una fascia superiore riprende automaticamente: la coda si svuota a partire dalla registrazione più vecchia finché tutti sono approvati oppure si raggiunge di nuovo il (nuovo) limite, inviando inviti ed e-mail di approvazione man mano. Anche passare un'elezione al limite dalla modalità manuale a quella automatica avvia lo stesso svuotamento. Dopo un passaggio di fascia non deve approvare l'arretrato a mano: basta passare alla fascia superiore e la coda si smaltisce da sola.
Finché ci sono registrazioni in attesa, gli amministratori ricevono anche un'e-mail di promemoria giornaliera (finché la finestra di registrazione non si chiude o la coda in attesa non si svuota), così una coda ferma non passa inosservata.
Il link di registrazione e il manifesto con QR
Il riquadro Registrazione (visibile nella pagina dell'elezione una volta attivata la registrazione) le offre:
- Copia link — l'URL della pagina di registrazione pubblica, che può pubblicare ovunque (e-mail, un documento condiviso, un foglio di iscrizione cartaceo).
- Scarica PDF con QR — un manifesto stampabile con un codice QR che punta a quel link, il logo e il colore principale della sua organizzazione se il marchio è impostato, e il titolo dell'elezione. Utile da affiggere in un luogo fisico o da includere in una comunicazione postale.
La pagina di registrazione stessa mostra il marchio della sua elezione e accetta richieste solo mentre la finestra è aperta: prima dell'apertura o dopo la chiusura, i visitatori vedono un messaggio che spiega la finestra al posto del modulo.
La tabella delle approvazioni
La tabella del riquadro Registrazione elenca ogni registrazione con filtri per stato, e-mail, nome e testo del messaggio. Per impostazione predefinita mostra prima le voci in attesa, così un'elezione con approvazione manuale fa emergere esattamente ciò che richiede la sua attenzione.
Per ogni riga può:
- Approvare una registrazione in attesa — aggiunge l'elettore e (per un'elezione in corso) invia subito il suo invito.
- Respingere una registrazione in attesa — facoltativamente con un messaggio; lo lasci vuoto e chi si è registrato riceve un testo neutro predefinito. Chi è stato respinto può registrarsi di nuovo con la stessa e-mail finché la finestra è ancora aperta.
- Cambiare idea su una registrazione già decisa — trasformare un'approvazione in un rifiuto o viceversa — ma solo finché la finestra di registrazione è ancora aperta.
Poiché un nuovo tentativo di registrazione con un'e-mail già usata viene respinto con il messaggio «è già registrato» anziché con un errore generico, la pagina di registrazione di fatto conferma se una data e-mail è nell'elenco degli elettori — a chiunque abbia il link pubblico, non solo a lei. Nella maggior parte delle elezioni è innocuo, ma se la composizione del suo elettorato è di per sé un'informazione sensibile, lo tenga presente prima di pubblicare il link in un luogo del tutto pubblico.
Un'eccezione: non può mai respingere una persona approvata che ha già votato. La tabella contrassegna la sua riga con «ha votato» e disattiva l'azione di rifiuto, così una scheda già inviata non può essere tolta a qualcuno a posteriori.
Che cosa riceve chi si registra
- All'invio — una conferma sulla pagina. Chi viene approvato automaticamente vede subito i dettagli dell'elezione (e riceve un invito se l'elezione è già in corso); tutti gli altri vedono un messaggio «la sua registrazione è in attesa di revisione».
- All'approvazione dopo la revisione (modalità manuale, oppure svuotamento della coda in modalità automatica dopo aver raggiunto il limite) — un'e-mail che conferma l'approvazione, con l'orario di inizio dell'elezione se non è ancora iniziata, oppure il link di voto se lo è.
- In caso di rifiuto — un'e-mail con il suo messaggio, o un testo neutro predefinito se lo ha lasciato vuoto.
Chi viene approvato automaticamente e aggiunto subito a un'elezione in corso non riceve un'e-mail di «approvazione» separata: l'e-mail di invito funge anche da conferma.
Due avvertenze
- Elezioni ponderate — chi si registra entra sempre con peso 1, come chiunque sia stato incollato nell'elenco senza un peso esplicito. Se una persona registrata deve avere un peso diverso, la modifichi singolarmente nel passaggio Elettori dopo che è stata aggiunta.
- Gruppi — gli elettori registrati non appartengono ad alcun gruppo di elettori. Se la sua scheda ha domande riservate a gruppi specifici, quelle domande semplicemente non compariranno per chi ha aderito tramite la registrazione. Usi il passaggio Elettori per aggiungerli a un gruppo in seguito, se devono vedere una domanda riservata.